Het bijhouden van de administratie is niet het favoriete onderdeel van jouw ondernemerschap. Gelukkig ben je daar steeds minder tijd aan kwijt. Slimme boekhoudsoftware neemt je steeds meer dingen uit handen. 

Slimme boekhoudsoftware

Wie al kennis heeft gemaakt met moderne boekhoudsoftware, weet: de administratie hoeft geen last meer te zijn. Uit berekeningen blijkt dat je wel tot drie kwart van de tijd die het kost om de administratie te doen, kunt besparen. Dat komt omdat zulke software steeds slimmer wordt. Digitale facturen kun je direct uploaden, waarna de software deze herkent en automatisch kan verwerken. 

Boekhoudsoftware kan ook je uren bijhouden – handig als je zzp’er bent – en op basis daarvan automatisch facturen versturen. Heb je personeel in dienst, dan kun je de salarismutaties uploaden, waarna deze automatisch worden verwerkt. Dankzij een koppeling met de bank is je boekhouding ook qua financiële overzicht altijd up-to-date. Is een factuur betaald, dan wordt dat in de software ook verwerkt. Blijft betaling uit? De boekhoudsoftware stuurt automatisch herinneringen. 

Koppelen maar

Maar het gaat vaak om nog veel meer dan alleen boekhouden en financiën regelen. Meestal is boekhoudsoftware ook de plek waar je je relaties beheert: klanten, opdrachtgevers en leveranciers. Vaak kan dat zelfs met een directe koppeling met de KvK. Over koppelingen gesproken: natuurlijk kan de boekhoudsoftware ook samenwerken met je externe accountant of boekhouder. Zo kan na controle direct de btw-aangifte eruit rollen en aan het eind van het jaar de jaarrekening. 

Veel slimme boekhoudsoftware heeft de mogelijkheid om te koppelen met applicaties of platforms van derden. Bijvoorbeeld met kassasystemen, productieplanning, of webshops. Door de uitwisseling van gegevens is je financiële systeem altijd op de hoogte van wat erin komt en wat eruit gaat, ook als dat via externe toepassingen gaat.  

Scannen, herkennen en boeken

Naast al deze slimme digitale voorzieningen blijft ‘papierwerk’ helaas toch een onlosmakelijk onderdeel van de boekhouding. Denk aan de facturen die toch nog op papier via de post komen. Of de bonnen die je in de winkel krijgt of bij het tankstation. Maar ook daar hoef je je geen zorgen meer over te maken. Boekhoudsoftware beschikt vaak over de mogelijkheid om papieren facturen en bonnen te scannen en aan de boekhouding toe te voegen.

Wat heb ik daaraan, horen we je denken. Dan zit er een plaatje van een bon in mijn administratie. Maar het mooie is dat die tool niet alleen scant, maar ook herkent: de bon of factuur wordt met behulp van slimme algoritmes bekeken en die haalt er de essentiële informatie uit. Zo worden de bonnen automatisch op de juiste post geboekt. Mooie bijkomstigheid: je kunt ze ook terugvinden met een zoekfunctie, wat bij alleen een plaatje niet mogelijk is. Scannen doe je door gewoon een foto te maken met je telefoon of tablet en deze te uploaden naar de software.

Slimme boekhoudsoftware zorgt dus voor veel tijdwinst en maakt dat jij je kunt concentreren op de bedrijfsvoering. Werk jij al met slimme boekhoudsoftware?